松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第46回

繰り返しメールを送信する手間を省きながら、確実にメール送信できる

SharePointリストとExcelを活用して、効率的な「お知らせメール」送信フローを作ろう

　こんにちは、Microsoft MVP（Business Applications）の松本典子です。

　日々の業務の中では、多数の関係者にお知らせを一斉通知する場面があります。日常的な連絡や軽いリマインダーであれば、Teams通知などのチャットツールで手軽に済ませることができますが、もっと確実に当人が見るよう通知したい内容もあると思います。そうした通知がたびたび発生すると、手間がかかって面倒でもあります。

　今回は、SharePointリストに「お知らせ」内容を登録するだけで、Excelで管理している送信者リストにメールが自動送信されるフローを作ってみます。この仕組みを使えば、手作業の手間を省きながら、対象者への確実な通知が実現できます。

1. 事前準備

　お知らせを投稿するためのSharePointリストを作成しておきます。

　筆者は「NotificationList」という名前でSharePointリスト作成しました。このリストには、「お知らせ内容」と「送信日」の列を作成します。

　SharePointリストの列作成時の注意点については、第44回の「1. 事前準備と注意点」に記載していますので、そちらも参考にしてください。IDとタイトルの列は、「ビューの列の編集」でチェックを入れて表示します。

　（1）お知らせ内容
　　　種類：複数行テキスト
　　　その他のオプション：拡張リッチテキストを使用を「はい」に変更
　（2）送信日
　　　種類：「日付と時刻」を選択
　（3）列の表示と非表示を切り替える
　　　ID、タイトル、送信日にチェックを入れる

　以上の内容のSharePointリストを作成しておきます。

2. 今回作成するワークフロー

　今回、Power Automateで作成するワークフローは上図のようになります。

　SharePointリストにお知らせを新規登録すると、それをトリガーとして、Excelの送信者リストにあるメールアドレスにメールを自動送信します。

　なお、今回はクラシックデザイナーの画面で説明していますが、モダンデザイナーでも同じようにフローを作成できます。

2-1. トリガーの設定

　トリガーには、「SharePoint」コネクタの「項目が作成されたとき」トリガーを利用します。このトリガーは、指定したSharePointリストに新規アイテムの追加があった際に軌道します。

　検索窓に「SharePoint」と入力し、SharePointコネクタをクリックしたうえで、トリガー一覧から「項目が作成されたとき」を選択します。

　（1）サイトのアドレス：「1. 事前準備」で作成したSharePointリストがあるサイトを選択
　（2）リスト名：「1. 事前準備」で作成したSharePointリスト名を選択

2-2. アクションの設定：表内に存在する行を一覧表示

　今回は、以下のような「送信者リスト（Excelファイル）」を利用します。なお、クラウドフローで利用可能なExcelに関しては第45回で解説していますので、そちらも参考にしてください。

　検索窓に「Excel」と入力し、「Excel」コネクタをクリックします。アクション一覧から「表内に存在する行を一覧表示」を選択します。

　（1）場所：送信者リスト（Excelファイル）を保存している場所を選択（OneDriveまたはSharePoint）
　（2）ドキュメント ライブラリ：「OneDrive」（またはSharePoint）を選択
　（3）ファイル：送信者リストのパスを選択
　（4）テーブル：テーブル名を選択

2-3. アクションの設定：メールの送信 (V2)

　最後に、送信リストのメールアドレス宛に、メールを送信するステップを作成します。

　検索窓に「Outlook」と入力し、「Outlook」コネクタをクリックし、アクション一覧から「メールの送信 (V2)」を選択します。

　すべての項目で動的なコンテンツを利用したいのですが、デフォルトでは「宛先」のフィールドでは動的なコンテンツが選択できません。

　「宛先」フィールドをクリックし、右上に表示される矢印アイコンを押すと、動的なコンテンツと式が入力できるようになります。

　（1）宛先：動的なコンテンツ「メールアドレス」を選択
　（2）件名：SPOリストの「タイトル」を選択
　（3）本文：メールを受信した人が分かる内容を設定します。今回は「送信者リスト（Excelファイル）」の名前、SPOリストの「お知らせ内容」を設定しました。

　なお、宛先に動的なコンテンツを設定すると、自動的に「Apply to each」が追加されます。

　「Apply to each」は、複数の値（配列）を処理する必要がある場合に、自動的に挿入されます。ここでは、複数の「メールアドレス」と「名前」の組み合わせを1つずつ順に取り込み、繰り返しメール送信処理（ループ処理）をする必要があるので、「Apply to each」が追加されたわけです。

　以上でフローが完成しました。最後は忘れずに、フローに名前を付けて「保存」します。筆者は「お知らせ送信フロー」というフロー名にしました。

3. 実行結果

　フローが完成したので、さっそく試してみましょう。

　今回はSharePointコネクタの「項目が作成されたとき」トリガーを利用しています。まずはSharePointリストで「＋ 新しいアイテムを追加」をクリックし、お知らせしたいメールの内容を新規登録します。

　なお、「1. 事前準備」でSharePointリストを作成した際、「お知らせ内容」の項目は「拡張リッチテキストを使用」を「はい」にしてあります。これにより、登録した内容の改行を残した状態でメールが送信できます。

　上図のとおり、SharePointリストに新規アイテムが追加されました。

　正しく送信されたかどうか、Excelの送信者リストに載っているアドレスのメールボックスを開いて、メールを確認してみましょう。

　このように、SharePointリストに登録した内容が、改行も含めて送信されます。

さいごに

　今回は、SharePointリストとExcelを活用して、お知らせ内容を管理し、メールで自動送信するシンプルなフローの作り方をご紹介しました。さまざまな内容のお知らせメールを、繰り返し送信するような場合に役立つと思います。

　日常的な連絡はTeams通知、個別に確認が必要な情報はメール通知、といった使い分けをすることで、効率的かつ効果的な情報共有が可能になると思います。ぜひ、この記事を参考に色々とチャレンジしてみてください！